Hoe maak je een businesscase voor de inzet van een softbot
Als je met softbots wil starten is het nodig een businesscase te hebben. Elke klant kiest daarbij zijn eigen weg, maar hierbij alvast een aantal handreikingen. Kies je voor een operationele aanpak van de invoering van RPA (softbot software) dan zal je businesscase ook primair gericht zijn op het oplossen van een specifiek probleem. De opbrengsten van de softbot moeten dan hoger zijn de investeringskosten. Het gaat dan vaak om directe besparing op fte bij bijvoorbeeld invoer of overzetten van data. Een halve fte besparing per jaar is genoeg om de RPA-licentie te kopen en de eerste softbot te bouwen. Maar vaak zijn er ook indirecte besparingen, zoals het voorkomen van herstelacties die niet meer nodig zijn omdat er geen fouten meer gemaakt worden en besparing op controlewerkzaamheden.
Wordt gekozen voor een meer strategische inzet dan is het ook zo dat naast de bovenstaande besparingen op fte, vaak andere zaken een rol spelen. Het gebruik van systemen verbeteren en het snel oplossen van uitdagingen die de business verhinderen efficiënt te werken. Dat vertaalt zich vaak in het verhogen van datakwaliteit, het versnellen van processen en voorkomen van uitval, het verbeteren van de tevredenheid van eindgebruikers. Voor een CIO-office zijn het verkorten van de interne time-to-market en het onafhankelijker maken van de organisatie van de medewerking van leveranciers van systemen bij het maken van koppelingen vaak belangrijke argumenten om met RPA aan de slag te gaan. RPA wordt daarmee een tool, die binnen de IT-architectuur structureel wordt ingezet om korte termijn uitdagingen op te lossen en als zodanig ook gewaardeerd wordt en in een business case aanpak beoordeeld wordt.
Wilt u meer informatie over het opstellen van een businesscase voor de inzet van softbots in uw organisatie, wij helpen u graag. Dit artikel is de 1e in een reeks van artikelen aangaande onze aanpak met RPA.
