E-mail neemt een substantieel deel van onze dagelijkse werktijd in beslag. Na een vakantie of een paar dagen afwezigheid staat er weer zo’n eindeloze rij onbehandelde e-mails te wachten. Zoveel vaak, dat je je afvraagt waarom je weer naar je werk bent gekomen. En dan heb ik het nog niet eens over de mails die je krijgt in cc’s en bcc’s. Je kunt er maar beter zeker van zijn dat iedereen die er ook maar enigszins bij is betrokken ervan afweet. We kunnen niet meer zonder e-mail. Toch?

Het resultaat is dat de dagelijkse af te handelen hoeveelheid e-mail de spuigaten uitloopt. Zeker als het gaat om interne communicatie zijn er andere methoden om met elkaar te communiceren. De elektronisch post is daarvoor niet altijd even efficiënt namelijk doordat:

• De informatie die erin staat op het moment van lezen alweer verouderd kan zijn, zeker als er meerdere belanghebbenden zijn betrokken bij de informatie kan door de reacties over en weer het overzicht al snel verloren gaan;
• Wie in de cc of bcc staat zich niet direct geroepen voelt om te reageren. De e-mail is immers niet direct aan hem gericht? Dergelijke e-mails worden maar al te vaak voor kennisgeving aangenomen, terwijl het toch best een belangrijke boodschap kan bevatten;
• Zeker voor de medewerkers die zich in het middenkader bevinden, de overload aan e-mails een (te) zware belasting wordt op de effectief beschikbare werktijd. Zowel van hoger als van lager in de organisatie worden zij bestookt met berichten die wachten op antwoord of acties. Het gevolg is dat mensen buiten reguliere werktijden om e-mails gaan beantwoorden. Ook kan er een behoorlijk verloop zitten tussen de vraag stellen/informatie delen en een antwoord krijgen/actie ondernemen. Bovendien veroorzaakt het stress en irritatie bij alle betrokkenen.
• De grote hoeveelheid te verwerken e-mails er ook voor zorgt dat het onderlinge menselijke contact tussen mensen verwatert. Er is geen tijd meer voor een half uurtje fysiek overleg waar bijvoorbeeld veel van de vragen die nu per e-mail worden gesteld kunnen worden beantwoord en acties kunnen worden kortgesloten.

In de onderlinge communicatie tussen medewerkers die samenwerken binnen één organisatie of één project zijn betere alternatieven te vinden om elkaar te informeren. Er zijn inmiddels diverse applicaties die snelle en zakelijke informatie-uitwisseling mogelijk maken en waarbij de uitgevoerde acties ook direct zichtbaar zijn voor de betrokkenen. Dat is een stuk efficiënter in ieder geval dan maar e-mails blijven sturen en hopen dat iemand er wat mee gaat doen.

Meer weten? Klik hier voor de white paper over e-mailgebruik en de alternatieven.

Contact: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.