Klantcases

In het verlengde van het project zaakgericht werken heeft de gemeente Opsterland er voor gekozen om het bestuurlijke besluitvormingsproces digitaal te laten ondersteunen door het zaaksysteem iZaaksuite, aangevuld door iBabs. MvR & Partners heeft dit project ondersteund door te voorzien in de projectleiding, opleiding en inrichting.

De nieuwe werkwijze is als volgt: de steller stelt in het zaaksysteem een (college)advies op en verwerkt hierin de input van zijn of haar collega’s. Vervolgens wordt het advies in iBabs Dossiers ter goedkeuring op route gezet naar de teamleider, controller en concernmanager. Nadat het dossier is geparafeerd stelt het secretariaat de agenda voor het MT of B&W samen en publiceert deze in de app voor de vergaderdeelnemers. Tijdens of na de vergadering worden de besluiten geregistreerd in iBabs. De steller weet via een notificatie direct of zijn of haar voorstel is goedgekeurd, of dat er een aanpassing moet komen. Indien van toepassing worden de stukken doorgezet naar het volgende vergaderorgaan.

Vanuit MvR hebben we dit project van kop tot staart in goede banen geleid. Op basis van de uitvraag en uitwerking van het proces, is er een voorstel gedaan voor de inrichting van iBabs. In samenwerking met de betrokken medewerkers is dit proces aangescherpt en zijn er werkafspraken opgesteld. Vervolgens hebben we iBabs Dossiers ingericht en getest. Parallel hieraan hebben we de organisatie voorbereid op de aanstaande verandering en gebruiksklaar gemaakt. Dit bestond uit communicatie over de uitfasering van Corsa en de ingebruikname van de nieuwe oplossing, het opstellen en verstrekken van handleidingen en het verzorgen van trainingen voor stellers, secretariaat en functioneel beheer. Ook hebben we gefaciliteerd bij het leggen van een koppeling tussen iZaak en iBabs, waardoor een voorstel en bijlagen meekomen uit de zaak en besluiten automatisch worden gearchiveerd.
Al met al is dit een mooie stap vooruit voor gemeente Opsterland, waarbij het bestuurlijke besluitvormingsproces beter en digitaal wordt afgehandeld. Tegelijk is een veel lagere werklast gerealiseerd. Voor MvR was dit een interessant en leerzaam project waarin digitalisering, verandermanagement en inhoudelijke kennis van proces en applicatie samenkomen.


Wilt u weten wat MvR & Partners kan betekenen voor het digitaliseren van uw bestuurlijke besluitvormingsproces? Neem dan contact op met Albert de Vries.