Softbots (RPA)

Overheidsorganisaties investeren veel geld in het ICT landschap, maar repeterende handelingen zijn nog steeds nodig. Denk hierbij aan het uitvoeren van dubbele handelingen om administraties binnen verschillende systemen te synchroniseren of de vele handmatige handelingen die nodig zijn om een zaak op te voeren of gegevens in meerdere systemen te controleren. Dit leidt tot frustratie en werkdruk onder de medewerkers en tot een onvolledige informatievoorziening en klantbeeld.

RPA (software die software aanstuurt) kan helpen bij het uitvoeren van administratieve en repeterende handelingen. Door RPA op de juiste manier in te zetten kunnen medewerkers zich weer focussen op het werk dat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn, resulterende in een hogere kwaliteit. In het recent verschenen artikel in VNG magazine leest u hier meer over. 

Waar kan RPA voor ingezet worden binnen overheidsorganisaties?

RPA kan in elk proces binnen uw organisatie worden ingezet, waarbij repeterende handelingen door medewerkers achter een pc of in één of meerdere systemen worden uitgevoerd. Bij de implementatie van RPA leren we de slimme software de administratieve handelingen in de gewenste frequentie uit te voeren. De uitvoering van de robot verloopt enkel via user interfaces en elke handeling wordt gelogd en is te volgen. RPA kan gebruikt worden voor meerdere processen/werkzaamheden waarbij de focus ligt op het ondersteunen -niet het vervangen- van medewerkers. MvR & Partners heeft dan ook als motto: Naast elke Ambtenaar een Robot.

De volgende robotvarianten zijn nu beschikbaar

  • Frontofficerobots voor het geautomatiseerd starten van nieuwe processen in backofficesystemen en/of aanmaken van nieuwe zaken in het zaaksysteem op basis van e-formulieren en emailaanvragen
  • Afhandelrobots voor het geautomatiseerd afhandelen en registreren van bv facturen of veel voorkomende aanvragen van klanten in zowel backofficesystemen als zaaksystemen
  • Synchronisatierobots voor het gelijk houden van dossiers en de processtatus tussen backofficesystemen en DMS/Zaaksysteem
  • HR-robots voor het automatiseren van alle handelingen die komen kijken bij in- en uitdiensttreding van nieuwe medewerkers
  • Rapportagerobots voor het geautomatiseerd ophalen van managementinformatie uit systemen en het samenvoegen van die informatie in dashboards

Waarom RPA binnen uw organisatie?

Voor elke overheidsorganisatie die kwaliteit van de dienstverlening belangrijk vindt, maar zich ook hecht aan het op orde hebben van de administratieve organisatie, is RPA een uitkomst. RPA draagt bij aan:

  • Beter inzicht in klantinformatie en –status
  • Voorspelbaardere en snellere dienstverlening
  • Minder achterstanden en lagere werkdruk bij medewerkers
  • Meer werkplezier en minder uitval door werkstress
  • Versnelling van de digitaliseringsambitie bij organisaties
  • Minder afhankelijkheid van ingewikkelde systeemintegraties
  • Betere kwaliteit en minder fouten bij gegevensinvoer en –synchronisatie
  • Beter voldoen aan kwaliteitsstandaarden door voorspelbare processen
  • Lagere kosten door minder herstelwerkzaamheden
  • Betere inzichten door informatie uit procesverloop

Wat kunt u van MvR & Partners verwachten?

MvR & Partners heeft RPA inmiddels geïntroduceerd bij verschillende gemeenten zoals Huizen, Rotterdam, Velsen, Hengelo en Het Hogeland. Heeft u interesse in RPA of een PoC, maak dan een afspraak met Frank Mester. Of wilt u met uw team een co-creatie sessie over RPA? Meer weten? Voor CIO's en Informatiemanagers van overheidsorganisaties organiseerden wij op 12 juni in Huizen een middag over RPA.

In onze LinkedIngroep RPA Overheid kunt u met gelijkgestemden meedenken over de verdere ontwikkeling van RPA.